REUNIÕES

Já se escreveu muito sobre as reuniões. Tanto sobre a utilidade como sobre a inutilidade delas. Já se escreveu sobre a promoção do ego dos participantes mais agressivos, como sobre a timidez dos outros, muitas vezes mais capacitados, mas inibidos de falar em público. Todos nos já participamos de N-número de reuniões e temos as nossas próprias experiências a respeito.

Há uns dias atrás participei de uma reunião dos líderes de uma empresa de calçados de médio porte a convite do dono da empresa, que não estava satisfeito com o andamento e os resultados das reuniões. Participei como observador, não quis e não tomei parte ativa nos debates dos problemas ventilados, limitei me observar.

A primeira observação foi que a reunião, de fato, começou quase meia hora depois do horário para o qual foi convocada. E, tratava-se de uma reunião regular, como fui informado, que tinha dia certo e horário certo para ocorrer. Mais da metade do tempo depois do início foi dedicada às observações casuais, e conversas paralelas entre os participantes, que nada tinham a ver com o motivo da reunião. Mas como disse, tratava-se de uma reunião periódica com horário e data certa e os participantes a consideravam mais como reunião social, do que reunião informativa do trabalho.

Após esta “quase” reunião o dono da empresa quis ouvir a minha opinião. Bem, assisti a uma reunião de colegas de trabalho, mas não assisti a uma reunião do trabalho! O que se salvou de positivo após uma hora e tanto de convívio? Nada. Qual foi o fruto positivo nascido desta reunião? Nenhum. Era pura perda de tempo de todos os convocados.

Então, o que e como deveria ser feito? Quis saber o empresário. Para começar, as reuniões bem conduzidas são altamente produtivas, principalmente, como elemento de informação, a mesma informação compartilhada por todos os membros. Nada pior para uma organização do que boatos originados pela falta de conhecimento de fatos, principalmente nos períodos de vida de economia incerta. E nada melhor para uma organização do que a informação divulgada pelo porta-voz da diretoria, ou próprios diretores, durante uma reunião.

Como toda ação bem estruturada, as reuniões também têm a sua estrutura e seus rituais funcionais. A definição da data e da hora  é imprescindível. A pessoa encarregada de secretariar a reunião deve contatar todos os participantes antes, para saber, se estes têm algum assunto que querem tratar, ou não na reunião. Assim prepara uma agenda, cuja cópia é distribuída antes da reunião para todos os participantes.

A reunião deve começar precisamente na hora marcada. A porta do recinto da reunião é trancada a chave e, quem não estiver presente, não entra mais. Pontualidade demonstra disciplina e os líderes devem primar pelo exemplo. Como primeiro ponto, quem preside a reunião define a duração da mesma e o tempo, que cada um dos agendados terá para apresentar os seus problemas. Como segundo ponto deve ser a leitura da ata da reunião anterior e os envolvidos devem relatar em poucas palavras em que pé se encontram as providências solicitadas ou definidas.

Segue-se a ordem da agenda, secretário(a) anota as resoluções e a reunião deve terminar na hora predeterminada, que pode ser mais ou menos extensa, de acordo com a agenda. Não é necessário discutir o aspecto pedagógico deste procedimento, que ao mesmo tempo que ensina a disciplina, ensina a clareza de se expressar e resumir as idéias em poucas mas claras palavras e ao mesmo tempo ensina como aproveitar este bem geralmente tão mal aproveitado e desperdiçado, que é o tempo.

Se alguém teve três minutos para apresentar o problema e não o conseguiu fazer, das duas uma: ou está confuso e não sabe definir o que realmente o preocupa, ou o problema é tão complexo, que não se trata de um, mas de vários problemas interligados o que também demonstra a falta de visão clara do apresentador. Seja lá como for o valor pedagógico de uma reunião bem conduzida extravasa de muito a importância inicial que a mesma pode aparentar.

Agora, atenção, porque já prestei assistência a uma fábrica de calçados de segurança, onde me senti obrigado a recomendar a mudança de razão social para “Fábrica de Calçados e de Reuniões Ltda.” de tantas que foram as reuniões, convocadas por cada pretexto minúsculo que até beirava o ridículo.

Reuniões curtas, bem conduzidas e não muito freqüentes cimentam a convivência e são uma ferramenta importante para um bom clima e condução dos negócios da empresa.  Como dizem bem os cuiabanos: “Tudo o que é demais, prejudica. (Até a honestidade!)”

Zdenek Pracuch